Neste tutorial, você vai aprender como configurar sua primeira agenda no Minha Agenda Virtual e definir as principais informações necessárias para começar a receber agendamentos.

Durante a configuração, você preencherá as informações básicas da agenda, definirá os horários e a disponibilidade, escolherá os dados solicitados aos clientes, configurará as notificações e ajustará opções específicas da operação.

Ao final, sua agenda estará configurada de acordo com as regras do seu negócio e pronta para receber agendamentos.

I – Acessando a configuração da agenda

Acesse o Minha Agenda Virtual e faça login na sua conta.
No painel inicial, clique no atalho Agendas Cadastradas ou, no menu lateral, em Minha Agenda, clique em Configuração. Essa tela mostra as agendas da conta.
Na tela de configuração de agendas, clique em Nova Agenda para iniciar o cadastro.

Se você fez a configuração inicial ao criar a conta, a primeira agenda já existe e aparece nessa tela. Use Nova Agenda para criar outras.

II – Configurando as informações básicas

A configuração tem seis etapas, listadas à esquerda da tela: Básicas, Horários, Formulários, Notificações, Avançadas e Acessos. Numa agenda nova, as outras etapas só abrem depois que você salva a primeira.

Na primeira etapa da configuração, Básicas, defina as informações principais da agenda:

Nome: informe o nome que identificará a agenda.
Slug: defina o endereço que será utilizado no link de agendamento. O slug é o final do link da agenda e aceita apenas letras minúsculas, números, hífens (-) e underlines (_).
Serviços: escolha os serviços atendidos nesta agenda. Para cadastrar serviços, veja como configurar serviços.
Opções da agenda: selecione a modalidade de atendimento:
- Videoconferência;
- Flexível;
- Atendimento em domicílio.
Caso o atendimento seja presencial, deixe essa opção sem seleção.
Confirmar Agendamento: ative essa opção caso os agendamentos precisem ser confirmados manualmente. Se os agendamentos forem confirmados automaticamente, mantenha a opção desativada.
Descrição: adicione um texto com informações ou orientações que serão apresentadas ao cliente na página de agendamento.

Após preencher as informações, clique em Salvar. O Minha Agenda Virtual mostra a mensagem Agenda criada com sucesso e abre a etapa Horários.

III – Configurando os horários

Na etapa Horários, defina como os atendimentos serão disponibilizados na agenda.

Configure:

Duração do atendimento: informe quanto tempo cada atendimento deverá durar. Quando a agenda tem serviços, a duração vem dos serviços.
Agendamentos por Horário: defina quantas pessoas poderão ser agendadas para o mesmo horário.
Antecedência máxima: determine com quantos dias de antecedência os clientes poderão realizar um agendamento.
Tabela de Horários Semanal: configure os dias e períodos em que você estará disponível para atendimento. Ao definir o início e o fim de um dia, o Minha Agenda Virtual gera os horários. Os botões de copiar levam os horários da segunda-feira para terça a sexta ou para terça a domingo.

Entendendo a antecedência máxima

A Antecedência máxima determina até quantos dias à frente a agenda ficará aberta para novos agendamentos.

Por exemplo, se a antecedência máxima estiver definida como 7 dias e hoje for segunda-feira, 24 de agosto, o cliente poderá realizar agendamentos somente dentro dos próximos sete dias, até segunda-feira, 31 de agosto.

Esse campo não define quanto tempo antes de um horário o cliente precisa agendar. Ele determina até onde, no futuro, os horários da agenda ficarão disponíveis para agendamento. O tempo mínimo antes do horário fica no campo Antecedência Mínima, logo acima.

Defina esse período de acordo com a necessidade do seu negócio e, depois, configure a tabela de horários conforme os dias e períodos em que os atendimentos serão realizados.

Após concluir as configurações, salve as alterações. O Minha Agenda Virtual mostra a mensagem Horários atualizados com sucesso.

IV – Configurando os dados do formulário

Na etapa Formulários, defina quais informações serão solicitadas ao cliente durante o agendamento.

Em Dados solicitados no agendamento, selecione os campos necessários de acordo com a necessidade do seu negócio, como e-mail, telefone e CPF. Se você usa formulários e pesquisas, vincule-os às etapas do atendimento na área Formulários, logo abaixo. Veja mais em formulários de agendamento.

Após definir os campos, salve as alterações.

V – Configurando as notificações

Na etapa Notificações, configure como as informações relacionadas aos agendamentos serão comunicadas.

Caso necessário, você poderá configurar:

Notificações por e-mail;
Notificações personalizadas.

Nessa etapa ficam as Notificações internas, avisos enviados à equipe quando há movimentação na agenda, e as Notificações para clientes, com os e-mails para o cliente. Mais abaixo, aparecem as Regras de lembrete que se aplicam à agenda. Para criar lembretes, veja como configurar regras de notificação.

Defina as notificações de acordo com a forma como deseja acompanhar e comunicar os agendamentos.

Após realizar as configurações, salve as alterações.

VI – Configurando opções avançadas

Na etapa Avançadas, configure regras específicas para o funcionamento da agenda.

Entre as opções disponíveis, você poderá definir configurações como:

Agendas Vinculadas: vincule esta agenda a outras para evitar conflito de horário;
Agenda interna;
Bloquear Agendamento Externo: use quando só a equipe marca nesta agenda;
Outras configurações específicas relacionadas ao funcionamento da agenda.

Utilize essas opções de acordo com as necessidades da sua operação.

Após revisar as configurações, salve as alterações.

VII – Configurando os acessos

Na última etapa, Acessos, escolha o Usuário Responsável, que responde pela agenda no dia a dia, e, em Usuários com Acesso, quem mais enxerga e gerencia a agenda.

Após definir os acessos, salve as alterações.

Validação final

De volta à tela Configuração, a nova agenda aparece na lista, com os horários de atendimento.

Após concluir todas as etapas, faça um agendamento de teste para verificar se a agenda está funcionando conforme o esperado.

Durante o teste, confirme se:

O nome e o link da agenda estão corretos;
As opções da agenda estão configuradas corretamente;
A descrição aparece conforme definida;
Os horários e a duração do atendimento estão corretos;
A quantidade de pessoas por horário está sendo respeitada;
A antecedência máxima está limitando corretamente a abertura da agenda;
Os campos definidos no formulário são solicitados ao cliente;
As notificações estão sendo enviadas conforme configuradas;
As regras definidas em Avançadas estão sendo aplicadas.

Se tudo estiver funcionando conforme o esperado, sua agenda estará configurada e pronta para receber agendamentos.

Erros comuns

As outras etapas não abrem: numa agenda nova, salve primeiro as informações básicas. As demais etapas só abrem depois do primeiro Salvar.
A agenda não mostra horários livres: confira a tabela de horários e a antecedência máxima.