Como Configurar Agendamentos Recorrentes

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Neste tutorial, você vai aprender como configurar os Agendamentos Recorrentes no Minha Agenda Virtual. Com eles, o agendamento se repete sozinho, nos dias e no horário escolhidos, sem precisar marcar um por um.

Durante o processo, você habilitará a funcionalidade em uma agenda, criará uma recorrência pelo painel administrativo e definirá os participantes, a frequência, o período e as regras de notificações.

Ao final deste tutorial, você saberá como habilitar os agendamentos recorrentes em uma agenda, criar uma recorrência internamente e gerenciar as recorrências cadastradas.

I – Habilitando os agendamentos recorrentes

Para disponibilizar a funcionalidade de agendamentos recorrentes para os clientes, primeiro é necessário habilitá-la na configuração da agenda. A opção fica em cada agenda, separadamente.

  1. Acesse o Minha Agenda Virtual e faça login na sua conta.

  2. No menu lateral, clique em Minha Agenda.

  3. Em seguida, clique em Configuração.

  4. Localize a agenda na qual deseja habilitar os agendamentos recorrentes e clique em Configurar, no card da agenda.

Você será direcionado para a tela de Configurações Gerais da Agenda.

II – Ativando a opção de agendamento recorrente

Na tela de configuração da agenda, acesse a etapa 5 – Avançadas.

  1. Localize a seção Capacidade e Modalidades.

  2. Marque a opção Permitir Agendamentos Recorrentes.

  3. Depois de habilitar a opção, clique em Salvar, na barra de baixo da tela.

Após salvar a configuração, os agendamentos recorrentes estarão disponíveis para os clientes realizarem seus agendamentos externamente, de acordo com as opções disponibilizadas pela agenda.

Na página de agendamento, junto dos dados, o cliente vê a opção de tornar o agendamento recorrente (nas contas da área da saúde, Tornar esta uma consulta recorrente). Marcando a opção, ele escolhe os dias da semana, informa o Nº de repetições ou uma data limite em Até a data e define, em A cada (semanas), de quantas em quantas semanas o agendamento se repete.

III – Acessando os agendamentos recorrentes

Além dos agendamentos realizados pelos clientes, também é possível criar uma recorrência diretamente pelo painel administrativo.

  1. No menu lateral, clique em Minha Agenda.

  2. Em seguida, clique em Agendamentos Recorrentes. Nas contas da área da saúde, o item aparece como Consultas Recorrentes.

Você será direcionado para a tela Recorrências, onde poderá visualizar e gerenciar as recorrências já cadastradas.

IV – Criando um novo agendamento recorrente

Na tela Recorrências, clique em Novo Agendamento Recorrente.

Será exibido um formulário para configurar a nova recorrência.

Na primeira parte do formulário, preencha as informações do agendamento:

  1. Agenda: selecione a agenda na qual os agendamentos serão criados.

  2. Serviço: selecione o serviço que será realizado.

  3. Dia: escolha o dia do primeiro agendamento.

  4. Horário: selecione o horário disponível.

  5. Situação: defina a situação com que os agendamentos serão criados, por exemplo, Confirmado.

Depois de preencher essas informações, prossiga para a seção Participantes.

V – Configurando os participantes

Na seção Participantes, defina as pessoas que estarão relacionadas aos agendamentos recorrentes.

Estão disponíveis os seguintes campos:

  1. Clientes: busque e selecione o cliente que participará dos atendimentos.

  2. Acompanhantes: selecione os acompanhantes, caso existam.

  3. Responsável pelo atendimento: selecione o profissional responsável pelo atendimento.

  4. Membros da equipe: selecione os membros da equipe que participarão do atendimento.

  5. Tags: selecione as tags que deseja associar aos agendamentos.

Além de Clientes, os campos são opcionais.

Depois de configurar os participantes, prossiga para a seção Recorrência.

VI – Configurando a recorrência

Na seção Recorrência, defina como os agendamentos deverão ser repetidos.

  1. No campo Identificador, informe um nome para encontrar a recorrência depois.

    Por exemplo: Consultas semanais.

  2. Em Dias da semana, marque os dias em que os agendamentos deverão ocorrer, por exemplo, Qua.

  3. Em Intervalo, defina de quantas em quantas semanas os agendamentos se repetem. Com 1, eles se repetem toda semana.

  4. Em Data final, informe até quando os agendamentos deverão ser criados.

  5. Em Quantidade máxima, informe o número máximo de agendamentos que poderão ser gerados.

Para a recorrência ter fim, preencha a Data final ou a Quantidade máxima. Essas configurações determinarão a frequência e o período dos agendamentos que serão criados automaticamente.

VII – Configurando as regras de notificações

No final do formulário, está disponível a opção:

Incluir estes agendamentos nas suas regras de notificações

A opção já vem marcada. Caso queira que os agendamentos recorrentes utilizem as regras de notificações configuradas na plataforma:

  1. Mantenha a opção Incluir estes agendamentos nas suas regras de notificações habilitada.

  2. Dessa forma, os agendamentos criados pela recorrência poderão seguir as regras de notificações configuradas, como lembretes e comunicações destinadas aos clientes.

Caso não queira utilizar essas regras para os agendamentos recorrentes, basta desmarcar a opção.

VIII – Salvando o agendamento recorrente

Depois de preencher todas as informações necessárias:

  1. Confira os dados da agenda, serviço e participantes.

  2. Verifique as configurações de recorrência.

  3. Confira a configuração das regras de notificações.

  4. Clique em Salvar.

A recorrência será criada e ficará disponível na tela Recorrências.

IX – Visualizando e gerenciando as recorrências

Depois de adicionar um agendamento recorrente, ele será apresentado em uma tabela na tela Recorrências.

A tabela apresenta as seguintes colunas:

  • Criado Em

  • Identificador

  • Cliente

  • Agenda

  • Serviço

  • Total

  • Futuros

  • Ações

Nas colunas Total e Futuros, ficam o número de agendamentos criados pela recorrência e o dos que ainda vão acontecer.

Na coluna Ações, estão disponíveis as opções para gerenciamento da recorrência.

Você poderá:

  • Visualizar os detalhes da recorrência, pelo ícone de olho;

  • Cancelar a recorrência, pelo ícone de lixeira.

Na tela Detalhes da Recorrência, aparecem os Próximos Agendamentos e, em Configurações, a agenda, o serviço, o horário e os dias da semana da recorrência. O botão Cancelar Recorrência também fica nessa tela.

A tela Recorrências também disponibiliza filtros por agenda, serviço e tag, que podem ser utilizados para localizar e organizar as recorrências conforme a sua necessidade.

Validação final

Ao concluir este tutorial, confirme se você conseguiu:

  • Acessar a configuração da agenda;

  • Selecionar a agenda desejada e clicar em Configurar;

  • Acessar a etapa 5 – Avançadas;

  • Habilitar a opção Permitir Agendamentos Recorrentes;

  • Acessar Minha Agenda → Agendamentos Recorrentes;

  • Criar um Novo Agendamento Recorrente;

  • Configurar a agenda, o serviço e os participantes;

  • Definir os dias da semana, o intervalo, a data final e a quantidade máxima;

  • Configurar a opção Incluir estes agendamentos nas suas regras de notificações;

  • Visualizar e gerenciar as recorrências cadastradas.

Ao concluir essas etapas, os Agendamentos Recorrentes estarão configurados conforme os parâmetros definidos para a agenda e para cada recorrência cadastrada.

Erros comuns

  • Sem dia da semana marcado, a recorrência não é salva, e aparece a mensagem Informe os dias da semana para a recorrência. Marque ao menos um dia em Dias da semana.

  • Ao cancelar uma recorrência, todos os agendamentos dela são cancelados, os passados e os futuros. Antes de confirmar em Cancelar recorrência, confira se é isso mesmo que você quer.

  • Se o cliente não vir a opção de recorrência na página de agendamento, confira se Permitir Agendamentos Recorrentes está marcado na agenda e se a etapa Avançadas foi salva.